Excel 库存表，怎么升级成一个真能用的补货系统

小团队做跨境，库存上最容易出的两个问题：断货和压货。

看起来是相反的两种错误，其实原因只有一个：补货靠感觉，不靠规则。

忙的时候忘了看，等发现的时候已经断货一周，排名掉下去要花两个月才爬回来。或者被上次断货吓到，一次备半年的货，结果仓储费吃掉利润。

我们把自己在用的规则写下来。它不复杂，一张 Excel 就能跑。

核心指标只有一个：可售天数

所有库存决策，先算这一个数：

可售天数 = 可售库存 ÷ 近 14 天日均销量

注意三点：

• 用可售库存，不是总库存。在途的、被预留的、待入库的，都不算。
• 用近 14 天，不是 30 天。30 天会把促销期和平销期平均掉，反应太慢。新品数据不足时，用近 7 天。
• 日均销量要剔除异常：断货那几天的零销量不要算进去，否则日均会被拉低，误导你超量备货。

拿到天数后，按表行动

规则的价值在于不需要每次重新判断：

涨价那一条很多人不敢做，但它是有效的：断货的代价比少卖几单大得多。断一次货，BSR 排名、广告权重、Review 积累全部归零重来。

补货量怎么算

补货量 = 日均销量 × (生产周期 + 头程天数 + 入库天数 + 安全天数) − 现有库存 − 在途库存

安全天数是这套公式里唯一需要你拍脑袋的地方，一般 15–30 天：

• 销量稳定的老品、供应商靠谱：15 天
• 新品、销量波动大、旺季前、供应商交期不稳：30 天

举个完整例子：

• 日均销量 10 件
• 生产周期 25 天
• 头程海运 35 天
• 入库 5 天
• 安全天数 15 天
• 现有库存 300 件，在途 200 件

补货量 = 10 × (25 + 35 + 5 + 15) − 300 − 200 = 200 件

关键在括号里那 80 天——这是你下单之后，货才能真正开卖所需的时间。很多人只算生产周期，忽略了头程和入库，结果永远在救火。

三阶段升级路径

不要一上来就想上 ERP。按这个顺序来：

阶段一：一张 Excel 活下来

每个 SKU 一行，列：SKU、可售库存、在途、日均销量、可售天数（公式）、建议补货量（公式）、上次下单日期。

可售天数和补货量用公式自动算，颜色标注（红/黄/绿）。每天花 5 分钟扫一眼红色行。

这一步就能解决 80% 的断货问题。

阶段二：加一张跟踪表

Excel 只能告诉你"现在该补多少"，管不了"上次那批货到哪了"。所以要有第二张表：采购订单跟踪——下单日期、供应商、数量、承诺交期、发货状态、预计到港、实际入库、差异。

在途货物和实际入库的差异，一定要在到货后 48 小时内核对。 平台仓储的数量错误，申诉是有时限的。

阶段三：让 AI 帮你盯

到这一步才轮到 AI。我们可以让 AI 做三件事：

• 每天早上自动读一遍表格，输出"今天有哪几个 SKU 需要行动"
• 对比历史同期，提示"这个 SKU 的销量在连续下滑，补货量建议下调"
• 汇总多个店铺/平台的库存到一张视图

但不要让它直接下单。 补货决策涉及钱和供应商关系，AI 可以提醒，判断留给人。

四个常见坑

坑一：用总库存算可售天数。 最常见的错误，会导致系统性少备货。

坑二：旺季用平时的日均。 旺季前 2 个月就要切换到"旺季日均"来算，否则一定断货。

坑三：忽略了长期仓储费。 存放超过 181 天会收长期仓储费，有时候比货值还高。滞销品要设一个"最多再放 X 天"的硬规则。

坑四：所有 SKU 用同一套参数。 爆款和长尾款的安全天数应该完全不同。至少分三档管理。

最后

库存管理不需要复杂系统。

它需要的是一条明确的规则，和每天 5 分钟的执行。

我们见过用几十万 ERP 却照样断货的团队，也见过一张 Excel 管几百个 SKU 很稳的卖家。差别从来不在工具。

*这是 iSeacat「数据」系统的公开笔记之一。这套规则我们自己每天都在用，会持续补充踩过的坑。*